O grywalizacji i zwinności w procesie ocen okresowych.

Oceny okresowe są zagadnieniem złożonym zarówno w aspekcie metodologicznym, wdrożeniowym jak i strategicznym. W branżach cechujących się rynkiem pracownika, wysoką zmiennością i elastycznością działania klasyczny model będzie nieporozumieniem.

Tak samo w organizacjach niewielkich, o płaskiej strukturze i startupowej kulturze organizacyjnej. Zwyczajnie będzie to zaprzeczenie ich zwinności. W korporacjach, większych organizacjach, strukturach sprzedażowych, produkcyjnych czy tych wysoko zoperacjonalizowanych procesowo i proceduralne, gdzie zadania są rutynowe, powtarzalne, strategicznie niezmienne w czasie (np. ze sztywnym rocznym budżetowaniem) trudno je pominąć. Nie każda organizacja potrzebuje formalnych ram, aby móc ocenić swoje kompetencje i wyznaczyć kierunek ich rozwoju.

Proces przeprowadzania Ocen jest czasochłonny i może być męczący dla pracowników, przełożonych i HR, dlatego na etapie konstrukcji narzędzia i doboru metodologii warto zwrócić uwagę na UX. Mamy co raz więcej rozwiązań technologicznych, które pozwalają zarządzać tym procesem, dlatego przy wyborze dostawcy zwracajmy uwagę na przyjazność aplikacji dla użytkownika. W ten sposób możemy uprzyjemnić przebieg Ocen Okresowych, a przy wykorzystaniu do tego grywalizacji przykry dla niektórych obowiązek może przerodzić się w zabawę.

Sama grywalizacja ma bardzo szerokie zastosowanie – od edukacji, przez produkcję po sprzedaż i motywowanie, po zmiany zachowań np. w obszarze aktywności fizycznej czy nawyków żywieniowych. Jej nadrzędnym założeniem jest wzbudzanie zaangażowania w grywalizowane czynności i budowanie pozytywnych skojarzeń z nimi, co przekłada się na większą efektywność i wynikowość. W przypadku Ocen przekłada się to przykładowo na skrócenie procesu w czasie czy rzetelniejsze wypełnianie kwestionariuszy. Skuteczne wykorzystanie grywalizacji nie jest rzeczą prostą, ponieważ zastosowanie takich narzędzi jak rankingi, zdobywanie poziomów czy odznak nie jest gwarancją sukcesu. Zastosowane elementy grywalizacji powinny uwzględniać strukturę typologiczną graczy. Można podzielić ich w zależności od ich koncentracji na działaniu vs współdziałaniu oraz ludziach vs środowisku. W oparciu o te wymiary wyróżnia się:

  • Społecznika, który jest nastawiony na ludzi i współdziałanie
  • Odkrywcę, który jest nastawiony na środowisko i współdziałanie
  • Zdobywcę, który jest nastawiony na działanie i środowisko
  • Zabójcę, który jest nastawiony na działanie i ludzi

Zaszycie elementów grywalizacji w odpowiednim miejscu i czasie jest bardzo istotnym elementem procesu. Wykorzystane narzędzia powinny współgrać z kulturą organizacyjną firmy, czyli jeśli firma jest nastawiona na współpracę (a nie rywalizację) pracownicy powinni mieć możliwość interakcji, odpowiadania sobie wzajemnie na pytania, nagradzania się za pomoc czy szybkie uzupełnienie swojej części kwestionariusza i przesłanie go dalej. Ewentualny ranking wewnątrzdziałowy w takim koncepcie może służyć pokazaniu, kto może mieć problem z wypełnieniem kwestionariusza, a tym samym kto może potrzebować pomocy. W ogólnym zestawieniu zamiast rankingu może pojawić się ogólny postęp w realizacji zdania przez dział czy całą firmę.

W organizacji nastawionej na rywalizację i osiąganie celu, rankingi i zdobywanie kolejnych poziomów może motywować pracowników do zaangażowania się w proces. Przy tej formie trzeba wziąć pod uwagę, jaka część rankingu ma być widoczna, czy wszyscy, czy kilku pierwszych „graczy”, czy inna konfiguracja będzie adekwatniejsza. Przy projektowaniu mechaniki i dynamiki właśnie tego typu decyzje należy podjąć, aby dostosować proces do indywidualnych potrzeb firmy. Przy tworzeniu modeli, profili i ksiąg kompetencyjnych oraz konstruowaniu procesu miejmy zawsze na horyzoncie ich cel, jednak realizujmy go w zwinny sposób. HR i Agila chyba mają podobne założenia manifestu, tylko jeszcze o tym nie wiedzą. Główne założenia manifestu Agila to:

1. Ludzie i interakcje ponad procesy i narzędzia
2. Działające oprogramowanie ponad obszerną dokumentację
3. Współpraca z klientem ponad formalne ustalenia
4. Reagowanie na zmiany ponad podążanie za planem

Po niedużej zmianie wersja HR-owa:

1. Ludzie i interakcje ponad procesy i narzędzia
2. Dostarczanie rozwiązań wspierających biznes ponad obszerną dokumentację i rozbudowane procedury
3. Współpraca z klientem wewnętrznym ponad formalne ustalenia
4. Reagowanie na zmiany ponad podążanie za planem

To SCRUM-owe podejście bardzo dobrze sprawdzi się w każdej świadomej i nowoczesnej organizacji, nastawionej na angażowanie pracowników i obdarzanie ich zaufaniem, szczególnie w obszarze Ocen Okresowych. Wdrażanie i przeprowadzenie Ocen dobrze jest poprzedzić warsztatem, którego odbiorcami będą kierownicy wyższego i średniego szczebla. Dzięki temu efektywność działań będzie większa, wzrośnie też lojalność wobec firmy i zrozumienie jej wartości, celów i misji (zakładając, że Oceny będą z nimi kompatybilne). W trakcie warsztatów czy innej formy komunikacji związanej z Ocenami, istotnym jest przypomnienie celu i zasad przekazywania informacji zwrotnej. Beneficjentem procesu powinien być zarówno:

  • pracownik, który wie co i jak powinien poprawić, w jaką stronę zmierza jego droga zawodowa i na czym może ją budować
  • przełożony, który zna i rozumie swój zespół i potrafi odpowiednio zarządzać kompetencjami, których potrzebuje
  • Zarząd/firma, która dzięki HR zna mapę kompetencji, może budować mocne strony i rozwijać słabe, planować zatrudnienie, planu sukcesji, szkoleń czy reorganizacji.

Dobrze zaprojektowana, wdrożona i przeprowadzona Ocena jest bardzo dobrym źródłem informacji i może stanowić portret firmy. Nie w każdej organizacji jest potrzebna i lepiej jest jej nie wdrażać niż zrobić to źle, najlepiej jest zaprzyjaźnić się z nią i wykorzystać do tego celu nowe technologie, które uprzyjemnią cały proces wszystkim zaangażowanym pracownikom.

Autor:

Tekst ukazał się 06.06.2016 roku na blogu GoldenLine.

2 Comments

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *