Onboarding pracownika – czy naprawdę potrzebny?

„Miłość od pierwszego wejrzenia” – któż z nas nie zna tego powiedzenia? Albo „liczy się pierwsze wrażenie”? Jednak nie o randkach, a o onboardingu chciałabym podzielić się z Wami moimi spostrzeżeniami. Trochę niedoceniany, trochę traktowany po macoszemu, a przecież można powiedzieć, że chcemy, aby zaistniała „miłość od pierwszego przekroczenia progu firmy”. Różnicą jest jednak to, że ta chwila trwa nie jeden dzień czy tydzień, ale nawet 3 miesiące.

Czym jest onboarding? Najprościej mówiąc, jest to proces wdrożenia nowego pracownika w jego obowiązki i kulturę pracy. Badania wykazały, że potrzebne jest 90 dni do pełnej aklimatyzacji pracownika w nowej organizacji. Od tego, jak zorganizujemy ten proces zależy, czy pracownik po okresie próbnym ucieknie czy zostanie w organizacji na dłużej.

Po wielotygodniowym, czasami nawet wielomiesięcznym, męczącym okresie rekrutacji w końcu odetchnęliśmy z ulgą – nowy pracownik za tydzień będzie już z nami na pokładzie.  Czy aby na pewno potrafimy udowodnić mu to, co opowiadaliśmy na rozmowach rekrutacyjnych o naszej organizacji?

Czymś, co staje się standardem w każdej firmie, jest dobrze zaplanowany i wdrożony proces onboardingu. Tak naprawdę zaczyna się on wcześniej niż pierwszego dnia pracy. Chociażby z tego względu, że pracownik musi mieć swoje miejsce i narzędzia pracy – należy zorganizować je znacznie szybciej. Słyszeliście historie, w których pracownik przez tydzień nie miał komputera i w zasadzie nie miał jak pracować? Ja słyszałam i wiem, że w tej firmie na pewno przydałby się ktoś, kto zadba o nowe talenty. Jeszcze przed rozpoczęciem pracy warto zrobić listę rzeczy, które należy przygotować dla nowo powstającego stanowiska pracy. A może kilka dni przed pierwszym dniem pracy, wysłać maila do pracownika, że jego stanowisko jest już gotowe i na niego czekamy? Nie kosztuje to wiele, a na pewno zostanie docenione. Nie zapomnijmy poinformować też współpracowników o nowym członku zespołu. Kolejną rzeczą, o której warto pomyśleć wcześniej jest wyznaczenie opiekuna. Osoby, która będzie pierwszym źródłem informacji dla nowego pracownika. Musi to być ktoś, kto chętnie nawiązuje kontakty z innymi, lubi pomagać, a co najważniejsze nie będzie przymuszony do pełnienia tej funkcji.

Idealnie by było, gdyby nowego pracownika przywitał jego bezpośredni przełożony oraz pracownik działu HR. Następnym krokiem powinno być przedstawienie nowego członka zespołu reszcie ekipy, a także zapoznanie go z jego opiekunem. Oczywiście wybranie opiekuna nie jest obowiązkowe, a raczej uzależnione od potrzeb i struktury firmy. Następnie dla rozluźnienia atmosfery powinno się oprowadzić „nowego” po firmie. Pokazać, gdzie jest kuchnia, łazienka, gdzie leży papier do drukarki, a także gdzie jest jego stanowisko. Twoja firma oferuje benefity? Świetnie, ale pewnie sama wiedza o tym, że są, nie jest wystarczająca. Aby je dostać zapewne trzeba zgłosić się do odpowiedniej osoby, wypełnić formularz albo napisać maila. Nie zapomnij o tym wspomnieć. Kiedy już wszystkie formalne sprawy zostaną załatwione, porozmawiajcie o przyjemniejszych sprawach. Robicie sobie prezenty urodzinowe? Macie imprezy integracyjne? Opowiedz o nich. Może to zrobić opiekun, ale ustalcie to wcześniej między sobą, aby nic Wam nie umknęło.

Uff… trochę dużo tych informacji jak na jeden dzień. Pamiętajcie, że pierwszy dzień w pracy jest stresujący i nie wszystko mogło zostać zapamiętane. Dobrym pomysłem jest przygotowanie wcześniej dla pracownika tzw. one page’a, czyli jednostronnicowej kartki z podsumowaniem najważniejszych informacji, która zawsze będzie mogła leżeć w szufladzie i przez pierwsze dni być przypominajką wszystkich zasad.

Przebrnęliśmy przez pierwszy dzień. Czy to koniec? Otóż nie! Tak jak wspominałam, onboarding to proces i nie kończy się pierwszego dnia. Przez kolejne tygodnie warto zachować czujność i wykazać zainteresowanie pracownikiem. Oczywiście nie chodzi o to, by go osaczać i codziennie zaczynać dzień od pytania „Czy wszystko ok?”, jednak warto co jakiś czas upewnić się, że pracownik czuje się dobrze w naszej organizacji.

Adaptacja nowego pracownika odbywa się w obszarach 4C:

  • Compliance (procedury) – to tak zwana robota papierkowa i kwestie administracyjne, a także stworzenie pracownikowi kont w systemie, nadanie loginów itp.
  • Clarification (zadania i cele) – przedstawienie pracownikowi w jasny i zrozumiały sposób wyznaczonych mu zadań i oczekiwań
  • Culture (kultura) – formalne  i nieformalne „zasady gry” w Waszej organizacji
  • Connection (relacje) – integracja z zespołem, tak aby nowe osoby poczuły się częścią „firmowej rodziny”

Skuteczne wdrożenie pracownika do firmy przekłada się na jego samodzielność, zadowolenie oraz efektywność w pracy. Jeśli wydaje Wam się, że zrobiliście wszystko, aby móc z czystym sumieniem powiedzieć, że w Waszej firmie jest wdrożony proces onboardingu, to świetnie. Po 3 miesiącach zaproście jednak wdrażanego pracownika na rozmowę i poznajcie jego zdanie na ten temat. Skrytykował jakiś element? Zwrócił uwagę na niedopracowane kwestie? Nie obrażajcie się, ale przeanalizujcie to, porozmawiajcie o tym z innymi pracownikami i być może znajdziecie inne rozwiązanie szyte na miarę Waszej organizacji. Powodzenia!

Jeśli jednak przydałoby się Wam wsparcie w temacie onboardingu, zapraszam do kontaktu 🙂 p.ziomek@bingohr.pl

Autor:


2 Comments

  1. Świetny tekst zawierający ciekawe treści, których w innych artykułach tego typu nie widziałam. Co sądzi Pani o wykorzystaniu nowoczesnych technologii do wdrażania? Mam na myśli np. systemy CRM.

    • Dziękuję za miłe słowa. Systemy CRM jak najbardziej mogą się przydać i usprawnić pracę, jednak należy pamiętać jak ważny jest czynnik ludzki. Nawet najlepsze systemy nie zastąpią rozmowy z przełożonym i współpracownikami oraz ciepłego przyjęcia:)

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *